Mért váltunk könyvelőt?
Egy könyvelőváltásnak számos oka lehet, például nem segítőkész, gyakran lerázza az ügyfelet (nem veszi fel telefont, személyesen nem fogadja az ügyfelet,), hibásan végzi el a feladatát, nem ad megfelelő információt a cég könyveléséről, vagy az információ nem helytálló stb. Előfordulhat azonban, hogy egyszerűen nem szimpatikus, vagy valahogy nem tudunk megbízni benne, vagy éppen a szomszéd ajánlott egy jobbat.
Mik a könyvelőváltásnál a feladatok? Mire kell odafigyelni?
Az első lépés, ha könyvelőt akarunk cserélni, hogy keresni kell egy új könyvelőt. Amennyiben megtaláltuk az ideális jelöltet, akkor beszéljünk át vele mindent (feladatok, határidők, díjazás stb.). Ha sikerült megállapodni vele, akkor azt foglaljuk írásba, tehát készítsük elő vagy kössük meg a szerződést!
Ez után jöhet a régi könyvelővel a szerződés felmondása. Figyeljünk oda, hogy a szerződésben rögzített feltételeket betartsuk! Ilyen például a szerződés felmondásának ideje, valamint a könyvelési anyag átadására-átvételére vonatkozó szerződési feltételek betartása. Javaslom, hogy ez mindig jegyzőkönyv felvétele mellett történjen! A jegyzőkönyv tartalmazzon mindet (milyen dokumentumok vett át, hány példányban stb.). Olyan legyen, mint egy leltár! Ezzel sok jövőbeli konfliktust és mérgelődést elkerülhetünk. Tudom, hogy ez többletmunka és többlet időt, elfoglaltságot jelent, de hosszú távon mindenképpen megéri! Abban ez esetben, ha nem vagyunk teljesen képben a könyvelési dokumentumokkal, kérjünk segítséget is az új könyvelőtől! Kérjük meg őt arra, hogy készítsen számunkra egy listát, mit kell átvennünk, elhoznunk a régi könyvelőtől, azaz mi szerepeljen mindenképp a jegyzőkönyvben. Az átvett anyagokat aztán mielőbb juttassuk el az új könyvelőhöz, valamit fontos az is, hogy számára meghatalmazást adjunk az elektronikus ügyintézéshez, illetve ezzel párhuzamosan szüntessük meg az előző könyvelőnek adott meghatalmazásunkat.
Mikor a legjobb a könyvelőváltás?
A legjobb, ha év végén történik, de ez nem kőbe vésett szabály! Elméletileg bármilyen időpontban lehetséges ez, vagyis év közben is!
Hogy válasszuk ki az új könyvelőt?
Tájékozódnunk kell, információt gyűjteni. Kérdezzük meg ismerősöket, hogy ők kivel könyveltetnek, és elégedettek-e az ő munkájával. Bizonyos szempontok vannak, melyeket mindenképpen érdemes figyelembe venni:
- könyvelő elérthető távolságra legyen, kb. ½ óra egy óra távolságon belül (ha valamit sürgősen el kell intézni, akkor ne menjen rá az egész napunk, amíg elmegyünk hozzá)
- hivatalosan dolgozzon, ne zugkönyvelő legyen (!)
- legyen szakmai tapasztalata az adott területtel kapcsolatosan
- legyen megfelelő kapacitása a vállalt feladatra (a túlterhelt könyvelő csak kapkodni fog, ideges lesz, ami megint a munka rovására mehet)
- megfelelő infrastruktúrával, programmal stb. rendelkezzen
- megfelelő árban dolgozzon.
Természetesen ezek csak „mankók”, lehet más tényező is. Amire mindenképpen figyeljünk oda, hogy ne csak a pénz domináljon. Szerintem mindenki ismeri azt a mondást, hogy „olcsó húsnak híg a leve”.
Mérlegelnünk kell azt is, hogy ha nem egy profi szakembert bízunk meg, akkor sem fogjuk sokkal olcsóbban megúszni, hiszen a kifizetendő bírságok, büntetések összege gyakran többe kerül, mint a profi szakember díja!
A könyvelő bizalmi személy, sok olyan információ birtokában van, ami üzleti értékkel bír, ezért szánjunk időt a kiválasztásra, a megfelelő könyvelő megtalálására.
Milyen feladatokkal bízzuk meg a könyvelőt?
Ezt már a legelején tisztázni kell a könyvelővel, a szerződés megkötése előtt. Arról nem is beszélve, hogy a díjazás a feladatokkal arányos. A leggyakrabban a könyvelővel végezetetett feladatok nagy vonalakban a következők:
- bizonylatok ellenőrzése (törvényi megfelelőség ellenőrzése!)
- főkönyvi és analitikus könyvelések elvégzése
- adóbevallások elkészítése és elküldése, egyéb adatszolgáltatások a hatóságok felé
- bérszámfejtés
- kimutatások készítése a vállalkozás vezetőjének a kérésére
- beszámoló készítése és közzététele
- tájékoztatás a vállalkozást érintő könyveléssel és adózással összefüggő kérdésekben.
Természetesen ezen felül még bármit bele lehet foglalni a felek megegyezése szerint (pl.: pályázat elkészítése stb.).